社会保険労務士法人山口事務所
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労基署調査・是正勧告よくあるお問い合わせ

是正報告書の書き方が分からない。

是正報告書は是正勧告を受けた事項について「これこれこのように是正しました」と報告するための文書です。

大切なのは文書よりも、適正に是正したことを報告することです。

報告する際には、是正報告書に是正された事実がわかる資料を添えて報告をします。

特に書き方に決まりはありませんので、どのような書き方でも構いませんが、お問い合わせが多いのでいくつかご紹介します。

是正勧告書

是正勧告書”は法違反が見つかった場合に、いつまでに是正(改善)してください。と労働基準監督官から交付される文書です。

是正報告書

是正報告書”は左の是正勧告を受けた場合に是正(改善)を指示された事項について、いつどのように是正(改善)しました。と報告するための文書です。

是正勧告書はAの部分を、是正報告書はBの部分を抜き出してご紹介しています。

 

36協定(時間外・休日労働に関する労使協定)を締結・届出せず、法定時間外労働を行わせていた
(是正勧告書)労働基準監督官から交付
A
法条項等違反事項是正期日

労働基準法

第32条

時間外休日労働に関する労使協定を締結せず、労働基準監督署に届け出ることなく、法定労働時間を超えて、労働者を使用していること。H〇.〇.〇

時間外・休日に働かせるには、いくつかのルールがあり、そのうちの一つが36協定(時間外・休日労働に関する労使協定)です。

あらかじめ締結・届出せず、時間外・休日に働かせていた場合には、このような内容の是正勧告書が交付されます。

(是正報告書
B
法条項等違反事項※1是正期日※1是正年月日※2是正事項

労働基準法

第32条

時間外休日労働に関する労使協定を締結せず、労働基準監督署に届け出ることなく、法定労働時間を超えて、労働者を使用していること。H〇.〇.〇H〇.〇.〇ご指摘のありました、労使協定を締結し、〇月〇日に別添のとおり協定届を〇〇労働基準監督署に届け出ましたので、報告します。

※1 是正報告書の違反事項、是正期日の欄には、是正勧告書の内容をそのまま書きます。
※2 是正年月日の欄は、是正した年月日、ここでは協定届を労働基準監督署に届けた年月日を記入します。

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会社が指名した労働者と36協定(時間外・休日労働に関する労使協定)を締結していた
(是正勧告書)労働基準監督官から交付
A
法条項等違反事項是正期日

労働基準法

第36条

時間外及び休日労働に関する労使協定を締結するにあたり、労働者の過半数を代表する者との間で締結していなかったこと。H〇.〇.〇
(是正報告書
B
法条項等違反事項※1是正期日※1是正年月日※2是正事項

労働基準法

第32条

時間外及び休日労働に関する労使協定を締結するにあたり、労働者の過半数を代表する者との間で締結していなかったこと。H〇.〇.〇H〇.〇.〇ご指摘のありました労使協定について、労働者の過半数を代表する者として改めて選任された〇〇〇〇と締結し、〇月〇日に別添のとおり協定届を〇〇労働基準監督署に届け出ましたので、報告します。

※1 是正報告書の違反事項、是正期日の欄には、是正勧告書の内容をそのまま書きます。
※2 是正年月日の欄は、是正した年月日、ここでは協定届を労働基準監督署に届けた年月日を記入します。

雇入れの際に労働条件を書面の交付により明示していなかった
(是正勧告書)労働基準監督官から交付
A
法条項等違反事項是正期日

労働基準法

第15条

第1項

労働契約の締結に際し、労働者に対し労働時間等の労働条件を書面の交付により明示していないこと。今後
(是正報告書
B
法条項等違反事項※1是正期日※1是正年月日※2是正事項

労働基準法

第15条

第1項

労働契約の締結に際し、労働者に対し労働時間等の労働条件を書面の交付により明示していないこと。今後H〇.〇.〇今後、労働契約の締結の際には労働条件を書面により通知できるよう、労働条件通知書を別添のとおり準備しました。

※1 是正報告書の違反事項、是正期日の欄には、是正勧告書の内容をそのまま書きます。
※2 是正年月日の欄は、是正した年月日、ここでは労働条件通知書(ひな形)を作成し、いつでも使用できるようにした日を記入します。

弊社では労働基準監督署の調査・是正勧告への対応を専門に行っています。

お気軽にお問い合わせください。

082-243-1954

 

時間外・休日労働割増賃金を法定以上の率で支払っていなかった
(是正勧告書)労働基準監督官から交付
A
法条項等違反事項是正期日

労働基準法

第37条

第1項

労働者〇〇〇〇ほかの平成23年〇月〇日から平成23年〇月〇日までの時間外・休日労働に対し、法定の割増率以上の率で計算された割増賃金を支払っていないこと。

(平成23年〇月〇日に遡及して不足額を支払うこと)

H〇.〇.〇
(是正報告書
B
法条項等違反事項※1是正期日※1是正年月日※2是正事項

労働基準法

第37条

第1項

労働者〇〇〇〇ほかの平成23年〇月〇日から平成23年〇月〇日までの時間外・休日労働に対し、法定の割増率以上の率で計算された割増賃金を支払っていないこと。H〇.〇.〇H〇.〇.〇ご指摘のありました平成23年〇月〇日から平成23年〇月〇日までの割増賃金の不足分を〇月〇日に支給しましたので、領収書の写しを添えて報告します。

※1 是正報告書の違反事項、是正期日の欄には、是正勧告書の内容をそのまま書きます。
※2 是正年月日の欄は、是正した年月日、ここでは不足分の割増賃金を支払った日を記入します。

 

就業規則を周知していなかった
(是正勧告書)労働基準監督官から交付
A
法条項等違反事項是正期日

労働基準法

第106条

就業規則について、常時労働者の見やすい場所に掲示する等の方法により、労働者に周知していなかったこと。

即時
(是正報告書
B
法条項等違反事項※1是正期日※1是正年月日※2是正事項

労働基準法

第106条

就業規則について、常時労働者の見やすい場所に掲示する等の方法により、労働者に周知していなかったこと。即時H〇.〇.〇ご指摘のありました就業規則について、いつでも労働者が閲覧できるように××に掲示し、その旨を労働者に周知しました。

※1 是正報告書の違反事項、是正期日の欄には、是正勧告書の内容をそのまま書きます。
※2 是正年月日の欄は、是正した年月日、ここでは就業規則を掲示して労働者に周知した日を記入します。

定期健康診断を行っていなかった
(是正勧告書)労働基準監督官から交付
A
法条項等違反事項是正期日

安衛法

第66条第1項

安規第44条

常時使用する労働者に対し、1年以内ごとに1回行うべき医師による定期健康診断を実施していないこと。

H〇.〇.〇
(是正報告書
B
法条項等違反事項※1是正期日※1是正年月日※2是正事項

安衛法

第66条第1項

安規第44条

常時使用する労働者に対し、1年以内ごとに1回行うべき医師による定期健康診断を実施していないこと。H〇.〇.〇H〇.〇.〇ご指摘のありました定期健康診断につきまして、〇月〇日に〇〇健診センターにて全員完了しましたので報告いたします。

※1 是正報告書の違反事項、是正期日の欄には、是正勧告書の内容をそのまま書きます。
※2 是正年月日の欄は、是正した年月日、ここでは健康診断を実施した(全員完了した)日を記入します。

定期健康診断で異常の所見があった労働者について医師の意見聴取を行っていなかった
(是正勧告書)労働基準監督官から交付
A
法条項等違反事項是正期日

安衛法

第66条の4

安衛則

第51条の2第1項

定期健康診断において、健康診断の項目に異常の所見があると診断された労働者について、健康診断が行われた日から三月以内に医師の意見聴取を行っていないこと。

H〇.〇.〇
(是正報告書
B
法条項等違反事項※1是正期日※1是正年月日※2是正事項

安衛法

第66条の4

安衛則

第51条の2第1項

定期健康診断において、健康診断の項目に異常の所見があると診断された労働者について、健康診断が行われた日から三月以内に医師の意見聴取を行っていないこと。R〇.〇.〇R〇.〇.〇

令和〇年〇月に実施した定期健康診断において異常の所見があると診断された労働者について添付のとおり〇月〇日に医師の意見聴取を行いました。

別添:健康診断個人票(写)

※1 是正報告書の違反事項、是正期日の欄には、是正勧告書の内容をそのまま書きます。
※2 是正年月日の欄は、是正した年月日、ここでは医師の意見聴取を行った日を記入します。

指定された書類がないけど、大丈夫ですか?

準備をするように指定された書類には、

必ず作成し備え付けておかなければならないと法律で定められているもの と、

労働者数や会社の定めによって作成しなければならないものがあります。

作成しておかなければならないものがなければ、当然指導はされますが、書類が無いからといってすぐに罰せられることは通常ありません。 

詳しくは法令違反が見つかったら?

 

無いものをあったように作ることは好ましくありませんので、

用意できる書類を揃え、調査の際には現状を正直に伝えましょう

指導を受けた場合にも、今後改めていく姿勢であることを伝えれば、監督官の心証も違うでしょう。

 

≪一般的な調査で指定される書類等 例≫

① 労働条件通知書

② 労働者名簿

③ 会社組織表等

④ 就業規則

⑤ 賃金台帳(パート、アルバイトを含む全労働者の直近3ヵ月~1年分程度)

どのくらいの期間分を調査するかは労働基準監督官の裁量に任されています。

申告があった場合や、残業代の未払いが疑われる場合には、1年分用意するよう求められることもあります。

⑥ タイムカード、出勤簿、日報、交代制勤務(含夜勤)のシフト表、残業申請等

⑦ 時間外・休日労働に関する協定書(協定届の写し)

⑧ 各種労使協定書(1年単位の変形労働時間制に関する協定、賃金控除に関する協定等)

⑨ 年次有給休暇取得状況管理簿

⑩ 定期健康診断個人票(直近実施分)

送られてくる書類について詳しくはこちら↓↓

是正勧告に従わなかったらどうなりますか。

是正勧告は法令違反に対する行政指導です。

従わないからといって強制的に従わせたり、従わないからといって罰則を科すということはありません。

あくまで勧告を受けた会社が自主的に是正することを期待するものにすぎません。が、

無視したり、放置したりしてはいけません

労働基準法などの違反に対しては、罰則(懲役または罰金)が設けられています。

重大な法令違反がある場合や悪質な場合(虚偽の報告をするなど)には、検察庁に送検、刑事事件として起訴されることもあります。

是正を求められた事項をよく吟味し、違反がある場合には是正して監督官に報告をしましょう。

 

労働基準監督署の是正勧告への対応(是正報告)は専門的な知識がなくてもできますか?

 内容によってはできます。

例えば、

「定期健康診断を行ってください」⇒定期健康診断は健診施設に申し込み、実際に健診を行う。

「最低賃金を掲示してください」⇒リーフレットを休憩室や事務所内に貼る。

そして、その旨を報告すればよいのです。

(もちろん、定期健診はその後毎年行う必要があります。最低賃金も変われば貼り換えましょう。)

しかし、

「時間外労働の割増賃金を3ヵ月分支払ってください」

就業規則を作成・届出してください」といった是正勧告・指導については、

今後のことを考えて対応する必要がありますので、専門的な知識を持った方が社内にいない場合には、専門家に相談することをお勧めします

 



通常、労働基準監督署の監督官は中立的な立場で指導等を行います。

しかし、労働基準法など労働関係の法律は労働者保護のために作られているものです。

法律を守ってもらいたい監督官の指導は当然労働者寄りでしょう。

 

労働関係の法律的な立場から相談に応じますので、

個々の会社の実情に合ったアドバイスはしてくれません。


労働関係の法律は、

「悪徳な会社」、「立場の強い会社」から、”立場の弱い労働者”を保護するために作られているものなのです。

 

「悪質な労働者」「不良社員」などに悩まされる善良な会社のことまでは考えてくれません。

 

言われるがままに書類を提出し、残業代を支払い、就業規則を作成・届出等を行えば、役所からは指導は受けないようにはできます。

 

しかし、

後に悪質な労働者、不良社員から不当な要求をされる。

ムダな残業代を支払う(支払い続ける)ことになる

会社の規模や業種、実情に合わない就業規則を作ってしまい、後にトラブルの種になる。

うまく活用すればもらえたはずの助成金をもらい損ねる

といったリスクが残ってしまいます。

※「ムダな残業代」とは、残業代がムダである、残業代を支払わなくてよい、という意味ではなく、本来支払う必要のない残業代を支払っていることについてです。例えば、実際は仕事をしていないのに会社に居残っているだけだったり、ダラダラと仕事をして残業代稼ぎをしている社員に支払っている残業代のことです。

法律を守りつつ、ムダな残業代を削減することはできます。

きちんとしたルール(就業規則等)を作成し、社内環境を整備をすることで

会社を守り、真面目な社員を守り、会社を成長・発展させることができます。

労働基準監督署から是正勧告・指導を受けたときには、

「とりあえず、言われたとおりに残業代を支払う」 とか

「とりあえず、ひな型就業規則を出しておこう」 とか安易に考えず、

専門的な知識のある人が社内にいない場合には、問題を将来に残さないよう、きちんと専門的に扱っている社会保険労務士等に相談することをお勧めします。

残業手当は遡って支払わないといけないのですか?

残業手当(割増賃金)を請求する権利は、3年間で時効により消滅します。

(2020年3月31日までに発生した賃金請求権の場合は2年)

そのため、実際に支払っていない残業手当がある場合には、3年遡って支払わなければならないことになります。

 

労働基準監督署(労基署)の是正勧告について言えば、3年も遡って指導されることは通常ありません。

 

2年も3年も前のことを、正確に覚えている人はそういません。

明らかな記録や証拠でもあれば別ですが、

”だいたい○時頃まで会社にいたような気がする”、”この時期は忙しかったから遅くまでいたかも・・・”、”でも早く帰っていた日もあったような”

といった程度ではないでしょうか。

 

当事務所にご相談いただいた事例では、通常6ヵ月程度。

ただ、近年は労基署の指導も厳しくなっていて、労働者から申告があった場合やそれなりの規模の企業さんでは1年、2年さかのぼって指導される例もあります。

 

労基署の調査では、賃金台帳、タイムカード、パソコンのログ、聴き取り等により、賃金、労働時間、残業時間等を労働基準監督官がしっかり確認します。

その結果、支払われていない残業手当があることを確認した場合には、是正報告書により実態調査を行い、支払うよう指導されます。

この場合には、残業の時間をよく吟味した上で、未払いになっている残業手当を支払うことをお勧めします。

 

労働基準監督署の調査の結果、是正勧告書により支払うよう指導される残業手当は、法に違反して支払われていないことが確認できたものです。

残業の時間について労働者と会社との間に争いがあり、残業手当が確定していない場合には、確定していない残業手当について労働基準監督官が支払うよう指導することはできません。

確定していない残業手当については、労働者と会社間で解決すべき問題であり、話し合いで解決できない場合には、民事訴訟で解決を図ることになります。

 

確定していない残業手当や指導された期間より前の期間の残業については、労働者と話し合い、双方合意の上で解決金として支払うこともできますので、後に争いにならないようその機会に解決しておく方が良いでしょう。

→Q是正勧告に従わなかったらどうなりますか。

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長時間労働に関する自主点検表が届いたが、これも調査?

36協定(時間外・休日労働に関する労使協定)を締結・届出をした際、監督署はその協定の内容をチェックします。

そして、特別な事情がある場合の延長時間※の上限が80時間を超えている場合等に、この「自主点検表」によって自主点検を実施するようお願い文書が届くようです。

 

自主点検は事業場における時間外労働の実態等を点検していただき、自主的な改善を図るよう促すためのお願いではありますが、「自主点検結果報告書」を提出しなければ、提出するまで、監督署から催促が来ます

 

この報告書の内容によっては立ち入り調査が行われることもあります

だからといって、実際は80時間を超えることがあるのに36協定の限度時間を80時間以下にしたり、自主点検表に実際より少ない時間を記入して提出してはいけません。

その後の調査によって、そのことが判明した場合には、より厳しく指導されるでしょう。

(2019年に施行された改正労働基準法により自主点検表が送付される基準が変わる可能性があります。)

 

※特別な事情がある場合の延長時間

時間外労働をさせる場合の限度時間は法律により下記のとおり定められていますが、臨時的に限度時間を超えて時間外労働を行わなければならない特別の事情が予想される場合には、特別条項付きの36協定を結べば、原則の限度時間を超える時間を延長時間とすることができます。

原則の時間を超えることができるのは、臨時的な事情があるときに限ります。

毎月とか1年のうち半分を超えるとかは当然ダメです。

時間外労働の限度時間(原則)

 

右以外3ヵ月を超える1年単位の変形労働時間制の場合
1カ月45時間42時間
1年360時間320時間

特別な事情がある場合の限度時間

 

右以外3ヵ月を超える1年単位の変形労働時間制の場合
1カ月

時間外労働 + 休日労働の合計が100時間未満

時間外労働 + 休日労働の複数月平均80時間以内※

1年720時間以内

※複数月平均80時間以内

時間外労働と休日労働の合計について、「2か月平均」「3か月平均」「4か月平 均」「5か月平均」「6か月平均」が全て1月当たり80時間以内 

 

 この上限規制は2019年4月以後の期間のみを定めた36協定から適用されます。中小企業は2020年4月から適用されます。

 

代わりに調査に行ってもらえないか?

お任せ下さい。

社会保険労務士はお客様に代わって代理で調査を受けることができます。

山口事務所では労働基準監督署の調査対応を専門に行っています。

賃金台帳、出勤簿等の指定された書類をお預かりし、監督官の質問にも答えられるよう事前にしっかり打ち合わせをしてから調査を受けます。

調査を受ける前に改善できることのアドバイスも行います。

調事前に改善を進めていることが分かれば、監督官の心証も良くなります。

また、社会保険労務士に依頼していると分かれば、真面目に改善に取り組もうとしていると受け取ってくれる監督官が多いように思います。

事前準備をしっかり行うためには、お早めにご相談ください。

お客様の会社の事情に合わせて二つのプランをご用意しています

≪安心のフルサポートプラン≫54,000円~
≪報告・改善サポートプラン≫32,400円~

初回相談無料です(30分程度)

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